Zapytanie ofertowe na dostawę centrali telefonicznej o wartości poniżej 30 000 euro

                                                                                                                                                                    Piaseczno, dnia 12.12.2019 r.

 

Znak sprawy: DAG-2711-T19-3/MJ/2019                                     

 

                                                                                                                

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

Na dostawę centrali telefonicznej dla  PUP w Piasecznie o wartości poniżej 30 000 euro

I. Nazwa oraz adres Zamawiającego:

Powiatowy Urząd Pracy w Piasecznie

ul. Szkolna 20, 05-500 Piaseczno

NIP: 1231250393, Regon:016183703

II. Opis przedmiotu zamówienia:

Niniejsze zamówienie dotyczy dostawy centrali telefonicznej dla PUP  w Piasecznie w/poniższego opisu :

  1. Dostawa, instalacja i uruchomienie centrali telefonicznej w konfiguracji:
  • cyfrowe linie miejskie ISDN BRA  min  6 szt.
  • wewnętrzne linie analogowe z prezentacją numeru CLIP  min 56 szt.
  • wewnętrzne linie telefonów systemowych  min 4  szt.
  • centrala powinna być gotowa do obsługi telefonów VOIP SIP
  • system zapowiedzi dla ruchu przychodzącego
  • system zasilania buforowego z baterią akumulatorów z możliwością pracy w ciągu 4 godzin bez zasilania z sieci prądu przemiennego
  • system bilingowy do 200 użytkowników
  • aparaty systemowe  szt. 1 z klawiszami szybkiego  wyboru dla min 18 klawiszy
  • konsole szybkiego wyboru abonenta wewnętrznego dla  38 nr wewnętrznych.
  • aplikacja instalowana na PC wspomagająca pracę telefonu  przedstawiająca historię połączeń odebranych, nieodebranych, zrealizowanych, z indywidualną książką telefoniczną  3 szt.
  • system nagrywania rozmów wewnętrznych i zewnętrznych dla min 10 kanałów rozmównych
  • minimum 1000 godzin nagrań na dysku twardym będącym integralną częścią centrali.-system archiwizacji nagranych rozmów
  • system odsłuchu nagranych rozmów na min  3 stanowiskach komputerowych w sieci LAN
  • funkcja odbierania rozmów wew/zewn. kierowanych na numer wewnętrzny, na telefonie GSM (przekierowanie rozmów)
  1. System zarządzania  centralą   (w języku polskim) z możliwością:
  • konfiguracji systemu telekomunikacyjnego
  • monitorowania systemu w trybie on-line
  • zawierający konsolę diagnostyczną systemu,
  • definiowania „użytkowników" z odpowiednimi prawami dostępu
  • informowania obsługi o nieprawidłowościach w pracy systemu telekomunikacyjnego w postaci alarmu
  • centrala powinna mieć możliwość dalszej rozbudowy systemu

 

  1. Podłączenie telefonów wewnętrznych po istniejącej sieci kablowej 5 kat. w nowej siedzibie Urzędu.
  2. Podłączenie przygotowanych łączy zewnętrznych do nowej centrali telefonicznej.
  3. Zabudowa niezbędnego osprzętu związanego z realizacją zamówienia w istniejące

 szafie informatycznej 19"

        6. Podstawowe funkcje realizowane przez centralę:

  • realizowanie połączeń telefonicznych wewnętrznych  oraz   do/z  sieci zewnętrznej w trybie automatycznym   i w trybie ręcznym.
  • rejestracja połączeń
  • sygnalizacja CLIP przy połączeniach wewnętrznych i zewnętrznych
  • wybieranie skrócone
  • zawieszenie połączenia
  • książka telefoniczna globalna dostępna dla każdego użytkownika systemu
  •  przekierowywanie wywołań,  w formie usługi, na dowolnego abonenta wewnętrznego  systemu
  • przekazywanie (przekierowywanie) połączenia na linę zewnętrzną (tranzyt)
  • przechwytywanie wywołania
  • dyskryminacja połączeń
  • połączenia konferencyjne
  • połączenie oczekujące
  • bezpośrednie wybieranie numeru abonenta wewnętrznego centrali  z linii zewnętrznej (DISA i DDI)
  •  włączanie się „na trzeciego" do prowadzonej rozmowy (przy odpowiedniej klasie dostępu)
  • możliwość nagrywania rozmów wewnętrznych i zewnętrznych
  • możliwość odsłuchu i archiwizacji  nagranych rozmów według przyznanych poziomów dostępu
  •  możliwość wyposażenia centrali w wewnętrzne  bramki GSM

7. Wymagania formalno-prawne dotyczące zamówienia:

  • dostarczony sprzęt ma być sprzętem nowym pochodzącym z bieżącej produkcji, nieużywanym wcześniej w innych projektach
  • sprzęt dostarczony w ramach realizacji umowy ma być sprzętem zakupionym w oficjalnym kanale sprzedaży producenta na rynek UE,
  • sprzęt dostarczony w ramach realizacji umowy ma posiadać zainstalowane tylko oryginalne komponenty, nie dopuszcza się stosowania zamienników,
  • dostarczane urządzenia i oprogramowanie musi pochodzić z legalnego, autoryzowanego kanału sprzedaży producenta i nie posiadać wad prawnych, zaś korzystanie z niego przez Zamawiającego nie stanowi naruszenia majątkowych praw autorskich osób trzecich. Oprogramowanie będące integralną częścią dostarczanych urządzeń sieciowych musi być licencjonowane na użytkownika końcowego (Zamawiającego),
  •  data produkcji sprzętu dostarczonego w ramach realizacji umowy nie może być wcześniejsza niż 6 miesięcy przed datą podpisania umowy,
  • sprzęt dostarczony w ramach realizacji umowy musi posiadać świadczenia gwarancyjne 24 miesiące  oparte na gwarancji świadczonej przez producenta sprzętu. Pakiet usług gwarancyjnych musi być kierowany do użytkowników z obszaru Rzeczpospolitej Polskiej.

 

III Zasady dokonywania rozliczeń

   Zapłata za dostarczony sprzęt nastąpi przelewem na rachunek bankowy Sprzedającego      

      wskazany na fakturze, zgodnie z tzw. Biała Listą Podatników, z zastosowaniem    

      mechanizmu podzielonej płatności w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania 

      prawidłowo wystawionej faktury

 

        IV.     Termin realizacji zamówienia:

              Dostawa zostanie zrealizowana w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy. W związku z  

              tym, że przedmiot zamówienia zostanie zamontowany w nowej siedzibie  PUP   w 

              Piasecznie  Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania  terminu oraz  miejsca 

              montażu sprzętu który zostanie podany przez zamawiającego w późniejszy  terminie nie

              później niż do dnia 30.06.2020r. Czas przystąpienia do montażu centrali 3 dni od daty    

              otrzymania pisemnego zawiadomienia o możliwości przystąpienia do montażu centrali.

 

 V. Opis sposobu przygotowywania ofert.

  1. Do oferty Wykonawca musi załączyć następujące oświadczenia i dokumenty
    1. wypełniony formularz ofertowy z wykorzystaniem wzoru – Załącznik nr 1 do    zapytania ofertowego
    2. aktualny dokument poświadczający formę prawną prowadzonej działalności np. Odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców ( np. KRS, CEIDG) potwierdzony za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę
    3. stosowne pełnomocnictwo(a) – w przypadku, gdy upoważnienia do podpisania ofert nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru (oryginał lub potwierdzone za zgodność z oryginałem przez uprawnioną osobę)

 

  1. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści zaproszenia ofertowego.
  2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
  3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.
  4. Zamawiający wymaga aby dostarczony sprzęt  był fabrycznie nowy i pochodził z oficjalnego kanału sprzedaży producenta na rynek polski.
  5. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę. Oferta powinna zostać sporządzona z zachowaniem formy pisemnej na maszynie do pisania, komputerze, ręcznie długopisem lub inną trwałą i czytelną techniką. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę. Zamawiający zaleca, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli osoba(-y) podpisująca(-e) ofertę działa(-ją) na podstawie pełnomocnictwa, to musi być ono dołączone do oferty w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie.
  6. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski powinien być złożony wraz  z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. W razie wątpliwości uznaje się, że wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.
  7. Poprawki lub zmiany (również przy użyciu korektora) w ofercie, powinny być parafowane własnoręcznie przez osobę(-y) podpisującą(-e) ofertę.
  8. Strony oferty powinny być trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane.
  9. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie opatrzonej pełną nazwa i adresem Wykonawcy, w siedzibie Zamawiającego przy ul. Szkolna 20, 05-500 Piaseczno i oznakować w następujący sposób:

     Powiatowy Urząd Pracy w Piasecznie

,, Dostawa  centrali telefonicznej  dla PUP  w Piasecznie ''

  1. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne zawiadomienie o wprowadzeniu zmian przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad, jak składana oferta tj. w kopercie odpowiednio oznakowanej napisem „ZMIANA”. Koperty oznaczone „ZMIANA” zostaną otwarte przy otwieraniu oferty Wykonawcy, który wprowadził zmiany i po stwierdzeniu poprawności procedury dokonywania zmian, zostaną dołączone do oferty.
  2. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia, według tych samych zasad jak wprowadzanie zmian i poprawek z napisem na kopercie „WYCOFANIE”. Koperty ofert wycofywanych nie będą otwierane.
  3. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
  4. Procedura Udzielenia zamówienia publicznego może być unieważniona na każdym etapie postępowania beza podania przyczyn

VI.  Miejsce i termin składania i otwarcia ofert

  1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego przy ul. Szkolnej 20 w Piasecznie      w Sekretariacie do dnia 17. 12.2019r. do godziny 1200 i zaadresować zgodnie z opisem      przedstawionym w punkcie zapytania ofertowego.  Decydujące znaczenie dla oceny   zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy  kurierską.
  2. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie PUP przy ul. Szkolnej 20 w Piasecznie, w dniu 17.12.2019 r. o godzinie 1500.
  3. Oferty złożone  po terminie zostaną niezwłocznie zwrócone przez Zamawiającego.
  4. Osoby do kontaktu :  Karol Wiśniewski tel. 22 737 62 19 - merytorycznie

                                       Magdalena Jankowska  tel. 22 737 62 18 – formalno-prawnie

VII. Opis sposobu obliczania ceny oferty

  1. Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie w Formularzu ofertowym stanowiącym  Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 
  2. Cena podana w ofercie musi uwzględniać wszystkie koszty i składniki związane z realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz wzorem umowy określonym w niniejszym zapytaniu. Wykonawca zobowiązany jest do zdobycia wszelkich informacji, które mogą być konieczne do wykonania prawidłowej wyceny przedmiotu zamówienia, gdyż wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy, związanych z błędem skalkulowania ceny lub pominięciem w wycenie elementów niezbędnych do wykonania zamówienia.
  3. Cena podana przez Wykonawcę w ofercie jest ostateczna i nie może podlegać podwyższeniu w toku realizacji zamówienia. Zmiana cen ustalonych przez Wykonawcę możliwa jest jedynie w przypadku ustawowej zmiany podatku od towarów i usług.
  4. Ceny muszą być: podane i wyliczone w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku (zasada zaokrąglenia – poniżej 5 należy końcówkę pominąć, powyżej i równe 5 należy zaokrąglić w górę).
  5. Cena oferty winna być wyrażona w złotych polskich (PLN).
  6. Przez cenę należy rozumieć wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą Zamawiający będzie zobowiązany zapłacić. Wykonawca składający ofertę jest obowiązany uwzględnić w cenie podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli dotyczą przedmiotu zamówienia.

VIII.Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz  z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert.

Przy wyborze i ocenianiu ofert uznanych za ważne Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium:

 

łączna cena ofertowa (brutto) - 100%

 

Ocena ofert w oparciu o powyższe kryterium dokonana zostanie, w oparciu o wzór:

 

Najniższa łączna cena ofertowa spośród złożonych ofert

        C = ------------------------------------------------------------------------------- x 100 pkt

Łączna cena ofertowa badanej oferty

 

  1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu ofertowym i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium wyboru.
  2. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych w określonym terminie.
  3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących złożonych ofert

1.VIII Wykaz załączników

 

Formularz ofert - Zał. nr 1,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pliki do pobrania

Metryka strony
Data publikacji : 12.12.2019
Rejestr zmian
Osoba publikująca: Magdalena Jankowska
Autor :
Liczba wejść: 353